Berdasarkan berbagai referensi, telah disimpulkan terdapat sembilan langkah sistematis dari problem solving. Apa saja?
Langkah-langkah Sistematis Problem Solving
1. Tetapkan Tujuan,
merupakan langkah awal yang harus dilakukan untuk fokus menyelesaikan
suatu masalah tertentu. Tujuan yang bias akan menyebabkan proses
pemecahan masalah tidak akan fokus dan tujuan tidak tercapai dengan
baik.
2. Tulis / petakan permasalahan yg ada,
langkah ini bisa jadi merupakan langkah paling penting dalam problem
solving. Tanpa pemahaman yang baik atas masalah, solusi tidak akan
pernah benar. Agar pemetaan masalah dapat sesuai dengan kondisi yang
ada, diperlukan pengamatan, data dan informasi yang akurat serta
keterlibatan pihak-pihak yang berada di dalam atau yang berdekatan
dengan sistem termasuk motif masing-masing pihak. Pemetaan masalah ala
SWOT mungkin bisa membantu, hanya saja dalam SWOT tidak dikaji hal-hal
lain yang mungkin berperan lebih besar dari
kelebihan-kelemahan-kesempatan-ancaman. Petakan masalah sejelas-mungkin,
sederhana dan runtut berdasarkan kronologis. Sangat baik memetakan
dalam bentuk visual warna dan gambar yang memperjelas diferensiasi dan
rangkaian kejadian seperti pada metode MIND MAPPING.
3. Cari akar permasalahan yang mungkin,
suatu masalah sering disebabkan oleh masalah lainnya sehingga atas
suatu masalah terlihat banyak masalah yang menjadi penyebabnya. Padahal
sebenarnya hanya ada sedikit akar permasalahan untuk kasus masalah yang
kompleks sekalipun dan bahkan sering ditemui masalah yg kompleks dengan
satu akar permasalahan yg justru sangat sederhana. Telah dikembangkan
metode untuk menemukan akar permasalahan (RCA / Root Cause Analysis)
diantaranya 5 Why Analysis dan Fishbone. Akar penyebab
masalah yang tepat biasanya apabila secara rasional tidak terjadi
hubungan sebab-akibat yang tidak logis dengan beberapa masalah yang ada.
4. Kembangkan hipotesis,
tahap ini pada dasarnya merangkum antara masalah hingga akar masalah
yang paling mungkin. Hipotesis bisa lebih dari satu jika masalahnya
kompleks. Hipotesis umumnya akan berupa pernyataan yang menggambarkan
hubungan antara dua variabel dalam konteks pemecahan masalah.
5. Tetapkan analisis dan informasi yang diperlukan untuk menguji hipotesis,
hipotesis harus dapat diuji dengan cara / metode tertentu. Pengujian
ini penting untuk memastikan atau verifikasi hipotesis. Dalam kajian
ilmiah, bila hipotesis terverifikasi benar maka akan menjadi teori.
Dalam konteks pemecahan masalah, maka bila hipotesis terverifikasi maka
dapat dikatakan akar penyebab masalah telah dipastikan valid.
6. Kembangkan berbagai alternatif solusi,
pada tahap ini dituntut kreatifitas tinggi dalam mengembangkan solusi
yang mungkin. Sangat baik memunculkan semua solusi tanpa terkecuali.
Sebagai pedoman, lihatlah sistem hingga subsistem yang ada dan pahami
motif pelaku yang terlibat. Disarankan mengurai solusi dalam bentuk
pohon solusi agar memudahkan untuk mengembangkan sebanyak mungkin solusi
berdasarkan masing-masing cabang dan ranting pohon solusi. Sebaiknya
alternatif solusi yang didapat disusun dalam suatu checklist. Untuk
mendapatkan lebih banyak solusi, sebaiknya dilakukan brainstorming,
bertanya kepada orang yang berpengalaman dengan masalah sejenis, membaca
literatur, dan lain-lain.
7. Seleksi alternatif solusi, tahap
ini pada dasarnya mengevaluasi tiap solusi yang telah ada. Jika solusi
yang tersedia cukup banyak, maka dapat dilakukan dalam beberapa tahap
seleksi. Dimana pada tahap awal seleksi dengan mempertimbangkan aspek
yang dianggap prioritas utama bagi organisasi seperti peraturan, norma
dan etika, serta hal-hal prinsip lainnya. Setelah itu seleksi berikutnya
dengan mengevaluasi solusi dengan pertimbangan yang tingkat
prioritasnya lebih rendah seperti biaya yang diperlukan, waktu yang
dibutuhkan, tingkat kesulitan solusi, dan tingkat dampaknya.
Kadang-kadang diperlukan penggabungan solusi hasil seleksi untuk
memecahkan masalah atau terdapat satu solusi jitu yang dapat memecahkan
beberapa masalah berbeda yang terjadi secara bersamaan.
8. Susun prioritas tindakan, untuk
menentukan prioritas tindakan atas beberapa solusi pilihan, dapat
dilakukan dengan cara pemetaan 4 kuadrant hubungan antara
penting-genting dan dampak-tingkat kesulitan. Tentu saja prioritas
pertama tindakan akan dimulai dari tindakan solusi yang
penting-genting-dampak tinggi-mudah.
9. Kembangkan rencana implementasi, dalam
mengembangkan rencana implementasi perlu dipertimbangkan momentum
waktu. Rencana ini sebaiknya dalam bentuk program kerja yang baik dan
sistematis agar terkendali. Ada kalanya dalam suatu waktu tertentu
terjadi beberapa masalah berbeda. Rencana implementasi juga harus dapat
melihat efektifitas tindakan dengan menemukan suatu langkah yang dapat
menyelesaikan beberapa masalah sekaligus (strategi jitu).
